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La tua Casella di Posta Elettronica Professionale

Posta Elettronica Professionale

La posta elettronica costituisce un mezzo di comunicazione imprescindibile per un’azienda moderna, rappresentando in assoluto il veicolo preferenziale, sia in termini di messaggi legati all’organizzazione della propria operatività interna, sia quando si tratta di relazionarsi con i propri clienti e fornitori esterni.

Al giorno d’oggi, incarichi, contratti, parcelle e comunicazioni più operative, passano tutte attraverso il canale e-mail. Da qui, l’esigenza per un’azienda seria di poter contare su un servizio specializzato e competente.

Vediamo insieme i motivi principali per i quali è necessario ricorrere ad una casella di posta elettronica professionale

Posta elettronica professionale e dominio aziendale: una scelta vincente.

Per iniziare, è bene sottolineare il ritorno di immagine che una scelta del genere comporta. Tante aziende, infatti, utilizzano e-mail generiche, appoggiandosi ai classici provider diffusi nell’ambito delle caselle postali private.
Ciò danneggia l’impatto delle comunicazioni agli occhi dei nostri interlocutori, conferendo ai contenuti trasmessi scarsa autorevolezza e una lacuna importante in termini di istituzionalità, potenzialmente dannosa per il business che abbiamo intrapreso.
Utilizzare invece, per i propri indirizzi di posta elettronica aziendali, un servizio professionale e disporre di e-mail riportanti il nostro domino, garantisce un effetto opposto, di grande autorevolezza ed expertise.

Posta elettronica professionale a norma GDPR

Proseguiamo nella scoperta di tutti i vantaggi assicurati dall’utilizzo di un servizio di posta elettronica professionale, occupandoci del lato più burocratico e legale: la privacy e la gestione dei dati. Possedere un Internet Service Provider in grado di gestire le comunicazioni via e-mail nel rispetto delle norme vigenti è essenziale, ancor più con le novità introdotte in materia nel 2018.
Quando implementiamo un servizio di posta professionale viene immediatamente esplicitato dal provider la provenienza del data center che amministrerà i dati e quali siano le sue policy in caso di necessità di spostamento dei dati. Considerando che le caselle di posta elettronica aziendali contengono una miriade di dati sensibili e personali, sia dei propri dipendenti che dei fornitori e dei clienti, oltre a documenti strategici e riservati legati al proprio business, questa non è una questione di poco conto.
Con l’emanazione della GDPR che regola la protezione dei dati in Unione Europea, dunque, è necessario accertarsi di essere in regola anche dal punto di vista della posta elettronica, al fine di evitare importanti e spiacevoli sanzioni pecuniarie.
Al fine di soddisfare la richiesta di allineamento con la normativa, le aziende devono predisporre meccanismi di sicurezza sul piano organizzativo in modo da garantire una corretta amministrazione delle e-mail e della loro archiviazione e conservazione, con l’obiettivo di proteggere le informazioni che contengono. Per essere più concreti, le aziende devono sostanzialmente ricorrere ad un servizio professionale a norma di legge, capace di gestire il back up dei dati, garantendone una corretta conservazione e la possibilità di una loro eventuale cancellazione definitiva.

Posta elettronica professionale: tutti i vantaggi

Oltre ai vantaggi che abbiamo appena visto, in termini di ritorno di immagine e autorevolezza e il più importante e temutissimo Regolamento generale sulla protezione dei dati – GDPR, la scelta di un servizio di posta elettronica professionale comporta ulteriori lati positivi. Vediamoli insieme:

Assistenza continuativa

Optare per un servizio di e-mail professionale assicura l’accesso all’imprescindibile e utilissimo servizio di assistenza. In ambito aziendale, considerando l’importanza del flusso di comunicazione giornaliero che dall’interno va verso l’esterno, mettendoci in contatto con clienti e fornitori, è utile avere a disposizione degli interlocutori competenti e disposti a intervenire immediatamente per sanare guasti o spiegarci come risolvere problemi contingenti.

Spazio di archiviazione

Un ulteriore vantaggio è riferito allo spazio disponibile per l’immagazzinamento di dati e messaggi. Al giorno d’oggi, infatti, la casella di posta aziendale è considerata a tutti gli effetti una sorta di archivio da consultare all’occorrenza, pertanto lo spazio necessario è considerevole e sempre in crescita. La possibilità di aumentare attraverso un upgrade tale spazio è davvero decisiva e preziosa per un’azienda. I servizi professionali, inoltre, garantiscono periodiche attività di back up sui propri sistemi Cloud a garanzia di una maggiore sicurezza e tranquillità.

Facilità di trasferimento

Spesso le aziende hanno esigenza di trasferire la propria casella di posta elettronica presso un differente Internet Service Provider. Grazie ai sistemi di e-mail professionale questa operazione è semplice e sicura: essi infatti offrono la possibilità di esportare i dati nella loro completezza e caricarli in blocco presso il nuovo Internet Service Provider, senza alcun rischio di disguidi, perdita di informazioni o blocchi.

Per concludere, possiamo affermare con evidenza, che affidarsi ad un servizio di Posta Elettronica Professionale per le proprie e-mail in ambito aziendale costituisce una scelta decisiva.
Questo tipo di servizio, come abbiamo visto, consente di usufruire di un supporto affidabile e funzionale al nostro business ed è in grado di metterci al riparo dalle aspre sanzioni in materia di gestione dei dati e privacy, come previsto dall’intransigente normativa GDPR.