La posta elettronica costituisce un mezzo di comunicazione imprescindibile per un’azienda moderna, rappresentando in assoluto il veicolo preferenziale, sia in termini di messaggi legati all’organizzazione della propria operatività interna, sia quando si tratta di relazionarsi con i propri clienti e fornitori esterni.

Al giorno d’oggi, incarichi, contratti, parcelle e comunicazioni più operative, passano tutte attraverso il canale e-mail. Da qui, l’esigenza per un’azienda seria di poter contare su un servizio specializzato e competente.

Vediamo insieme i motivi principali per i quali è necessario ricorrere ad una casella di posta elettronica professionale
Posta elettronica professionale e dominio aziendale: una scelta vincente.

Per iniziare, è bene sottolineare il ritorno di immagine che una scelta del genere comporta. Tante aziende, infatti, utilizzano e-mail generiche, appoggiandosi ai classici provider diffusi nell’ambito delle caselle postali private.
Ciò danneggia l’impatto delle comunicazioni agli occhi dei nostri interlocutori, conferendo ai contenuti trasmessi scarsa autorevolezza e una lacuna importante in termini di istituzionalità, potenzialmente dannosa per il business che abbiamo intrapreso.
Utilizzare invece, per i propri indirizzi di posta elettronica aziendali, un servizio professionale e disporre di e-mail riportanti il nostro domino, garantisce un effetto opposto, di grande autorevolezza ed expertise.

posta elettronica professionale

5 caselle di posta elettronica

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25 caselle di posta elettronica

Posta elettronica professionale a norma GDPR

Proseguiamo nella scoperta di tutti i vantaggi assicurati dall’utilizzo di un servizio email di posta elettronica professionale, occupandoci del lato più burocratico e legale: la privacy e la gestione dei dati. Nel 2018, l’Unione Europea nel tentativo di tutelare meglio la privacy e garantire la riservatezza dei dati personali, ha emanato un provvedimento legislativo noto con l’acronimo GDPR General Data Protection e Regulation e questo ha impattato profondamente anche sulle e-mail introducendo obblighi e sanzioni, cosi possedere un Internet Service Provider in grado di gestire le comunicazioni via e-mail nel rispetto delle norme vigenti è diventato ancora più essenziale, con le novità introdotte in materia.

Quando implementiamo un servizio di posta professionale viene immediatamente esplicitato dal provider la provenienza del data center che amministrerà i dati e quali siano le sue policy in caso di necessità di spostamento dei dati. Consideriamo che le caselle di posta elettronica aziendali contengono una moltitudine di dati sensibili e personali, sia per quanto riguarda i propri dipendenti che di fornitori e clienti, oltre a documenti strategici e riservati, legati al proprio business, questa non è una questione di poco conto.
Con l’emanazione della GDPR che regola la protezione dei dati in Unione Europea, diventa necessario accertarsi di essere in regola anche dal punto di vista della posta elettronica, al fine di evitare importanti e spiacevoli sanzioni pecuniarie e denunce.
Al fine di soddisfare la richiesta di allineamento con la normativa, le aziende devono predisporre meccanismi di sicurezza sul piano organizzativo improntate ad una corretta amministrazione delle e-mail e della loro archiviazione e conservazione, con l’obiettivo di proteggere le informazioni che esse contengono. Questa esigenza ha reso ancora più essenziale per le aziende ricorrere ad un servizio professionale a norma di legge, capace di gestire il back up dei dati, garantendone una corretta conservazione e la possibilità di una loro eventuale cancellazione definitiva.

Posta elettronica professionale: tutti i vantaggi

Oltre ai vantaggi che abbiamo appena visto, in termini di ritorno di immagine e autorevolezza e il più importante e temutissimo Regolamento generale sulla protezione dei dati – GDPR, la scelta di un servizio di posta elettronica professionale comporta ulteriori lati positivi. Vediamoli insieme:

Assistenza continuativa

Optare per un servizio di e-mail professionale assicura il servizio di assistenza. In ambito aziendale, considerando l’importanza del flusso di comunicazione giornaliero che dall’interno va verso l’esterno, mettendoci in contatto con clienti e fornitori, è utile avere a disposizione degli interlocutori competenti e disposti a intervenire immediatamente in caso di guasti o anche per spiegarci come risolvere, rapidamente, problemi contingenti.

Spazio di archiviazione

Un ulteriore vantaggio è dato dallo spazio disponibile per l’archiviazione di dati e messaggi. La casella di posta aziendale è da considerare, a tutti gli effetti, un archivio da poter consultare all’occorrenza con facilità e rapidità, pertanto lo spazio necessario è considerevole e sempre in crescita. La possibilità di aumentare attraverso un upgrade tale spazio è davvero decisiva e preziosa per un’azienda. I servizi di posta elettronica professionale, inoltre, garantiscono periodiche attività di back up sui propri sistemi Cloud a garanzia di una maggiore sicurezza e tranquillità.

Facilità di trasferimento

Capita molto spesso che un’azienda abbia l’esigenza di trasferire la propria casella di posta elettronica presso un differente Internet Service Provider, un’operazione che potrebbe farci perdere dati ed informazioni preziose per il suo business; grazie ai sistemi di e-mail professionale questa operazione diventa semplice e sicura; infatti offrono la possibilità di esportare i dati nella loro completezza e caricarli in blocco presso il nuovo Internet Service Provider, senza alcun rischio di disguidi, perdita di informazioni o blocchi.

Per concludere, possiamo affermare in modo indiscutibile, che affidarsi ad un servizio email di Posta Elettronica Professionale per le proprie e-mail in ambito aziendale rappresenterà una scelta decisiva, ci consente di usufruire di un supporto affidabile e funzionale al nostro business ed è in grado di metterci al riparo dalle aspre sanzioni in materia di gestione dei dati e privacy, come previsto dalla normativa GDPR.