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Posta Elettronica Certificata

Cos’è la PEC?

La PEC o posta elettronica certificata è il sostituto della raccomandata con ricevuta di ritorno che si spedisce tramite il servizio postale e la sostituisce sia dal punto di vista tecnico che da quello legale. Rispetto alla comune posta elettronica, la PEC permette di usufruire anche della garanzia legale della sicurezza dell’avvenuto invio e delle relative consegne ai destinatari delle mail. Quindi, grazie alla PEC, una volta inviato il messaggio, il mettente riceverà una conferma che costituisce una prova legale della consegna effettuata o fallita al destinatario.
Quindi la posta elettronica certificata attesta che la mail è stata inviata, consegnata e anche la sua integrità, ovvero che mail ed allegati non possono essere modificati.
Utilizzare la posta elettronica certificata, quindi, porta dei vantaggi rispetto alla raccomandata con ricevuta di ritorno grazie ai tempi brevissimi di invio e ricezione, il costo è praticamente assente, fatta eccezione per il canone annuo per l’utilizzo della casella PEC.

Per quali aziende è obbligatoria la PEC?

La posta elettronica certificata è obbligatoria per un determinato tipo di aziende o figure professionali ovvero: professionisti che hanno l’obbligo dal novembre del 2019 nei confronti degli ordini a cui sono iscritti; le società devono dichiarare il loro indirizzo PEC già nel momento in cui si iscrivono al registro delle imprese e così vale allo stesso modo per le ditte individuali (artigiani compresi) che devono averla assolutamente dichiarata già a fine giugno del 2013; anche le pubbliche amministrazioni devono avere una casella di posta elettronica certificata, sempre se non se ne siano già dotati per delle precedenti norme.
La PEC, proprio perchè è un sistema di controllo e certificazione dei dati, è necessaria per alcune categorie di lavoratori, per questo sono previste delle sanzioni per chi non vogliono adeguarsi, incorrendo anche ad una sanzione pecuniaria.
Per questo motivo, le nuove imprese devono necessariamente avere un account di posta elettronica certificata per potersi iscrivere all’agenzia delle entrate, altrimenti la registrazione sarebbe impossibile. Le aziende già nate in precedenza possono semplicemente fornire allo stesso registro il loro indirizzo PEC.
Questo discorso, ovviamente, vale per ditte individuali e non, professionisti anche artigiani che hanno l’obbligo nello stesso momento in cui si iscrivono ad un ordine.

Quali sono i vantaggi di avere una casella di posta elettronica certificata?

Creare un account di posta elettronica certificata fornisce diversi vantaggi che un’altra semplice casella di posta elettronica non può fornire.
Innanzitutto la PEC ha un valore legale identico a quello della raccomandata postale con la ricevuta di ritorno ed essendo digitale non dovrai più fare quelle file interminabili alle poste per inviare una raccomandata. Inoltre, grazie alle applicazioni dedicate al servizio di PEC, è possibile inviarne e riceverne direttamente sullo smartphone in qualsiasi luogo.
Utilizzando la posta elettronica certificata, inoltre, si può usufruire di un risparmio notevole in quanto due sole raccomandate costano quanto il canone annuale di abbonamento ad un servizio di posta elettronica certificata, ma in questo modo è possibile inviarne e riceverne in numero illimitato.
Il vantaggio forse più importante è quello relativo alla sicurezza che messaggi ed allegati non possono essere nè aperti nè modificati, assicurando che il contenuto arrivi a destinazione assolutamente intatto.
Nel momento in cui si utilizza un account PEC per l’invio di una mail certificata, la ricevuta di consegna effettuata o meno vale come prova legale, aspetto assolutamente importante.
Ulteriore vantaggio è che ogni indirizzo di posta elettronica certificata, avendo valore legale, viene assolutamente verificato, dando quindi certezza di mittenti e destinatari. Anche in questo modo, l’identità è comunque sempre garantita, inoltre la PEC rappresenta il domicilio digitale riconosciuto dalla legge per ogni tipo di azienda o libero professionista.
Grazie al servizio offerto dagli account di posta elettronica certificata, è possibile ricevere anche le fatture emesse dagli enti pubblici o simili, garantendo una sicurezza impeccabile in quanto è impossibile ricevere virus e spam sulla PEC grazie ad alcuni sistemi di sicurezza infallibili che proteggono la casella da ogni tipo di problema.
Il vantaggio più pratico della PEC è che, a differenza della raccomandata con ricevuta di ritorno, il responso sulla consegna è praticamente immediato, dandone comunicazione nel momento in cui viene raggiunto il server della casella della figura a cui la mail certificata è stata inviata.

Qual è il valore legale della PEC?

La PEC ha valore legale in quanto fornisce la garanzia di inviare e ricevere messaggi con esclusiva integrità e inalterabilità. Il contenuto della posta elettronica certificata non può subire modifiche o alterazioni, garantendo una ricezione da parte del destinatario assolutamente integra in ogni parte. Nel momento in cui si invia un messaggio utilizzando il proprio account PEC, si ha certezza di avere una dichiarazione della trasmissione del messaggio, l’indicazione dell’orario di invio e anche la conferma della ricezione (o meno) in maniera dettagliata, quindi corredata di ogni tipo di informazione necessaria. Le informazioni dettagliate di invio e ricezione che il mittente ottiene, possono fungere da prova legale dell’invio del messaggio, proprio come accade con le raccomandate con ricevuta di ritorno, ma con tempi notevolmente inferiori e in maniera molto più comoda e sicura.
Quindi grazie alla PEC è possibile anche presentare le ricevute degli invii anche qualora sia necessario testimoniare e provare dei fatti in situazioni di contenziosi, grazie al valore legale che la posta elettronica certificata ha. Inoltre la PEC è uno strumento molto più veloce e facile da fruire per sbrigare pratiche burocratiche altrimenti molto più macchinose.

Perchè aprire una casella di posta elettronica certificata?

La posta elettronica certificata è uno strumento molto utile per tutti i vantaggi elencati finora e anche perchè permette delle comunicazioni certe con le istituzioni: la PEC, infatti, permette di inviare delle mail alla pubblica amministrazione, alle aziende e alle ditte allegando documenti molto importanti ed essere sicuri che vengano consegnate in assoluta sicurezza.
Un altro dei motivi per cui aprire un account di posta elettronica certificata è che questa ha un valore legale identico a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno ed è anche diventata obbligatoria per tutti i tipi di impresa.
Aprire un account di posta elettronica certificata, inoltre, non deve spaventare pensando ad un utilizzo complicato: la PEC ha una casella che funziona esattamente come una qualsiasi casella di posta elettronica, ma con dei valori aggiunti, ovvero quello di sicurezza e valore legale. Sono diversi i domini che offrono la possibilità di aprire una casella di posta elettronica certificata, ognuno dei quali offre questo servizio con un canone annuale che può variare da dominio a dominio.
Come già detto in precedenza, aprire una casella di posta elettronica certificata può essere utile anche per un privato che non ha l’obbligo di aprirla dettato dal suo ordine o dalla sua regione sociale: anche per un privato la PEC può essere utile a effettuare delle comunicazioni importanti in maniera sicura e veloce, corredandole di valore legale.

 

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