Cos’è la PEC?

La PEC o posta elettronica certificata è analoga alla raccomandata con ricevuta di ritorno, che si spedisce e la può sostituiire sia dal punto di vista tecnico che legale.

Rispetto posta elettronica non certificata, la PECgaranzia legale dell’avvenuto invio e della relativa consegna, all’indirizzo pec del destinatario delle mail, oltre a garantire la massima sicurezza sui contenuti della stessa.

Una volta inviato il messaggio da PEC a PEC, il mittente riceverà una conferma della consegna effettuata o fallita al destinatario, che costituirà prova legale.
Quindi la posta elettronica certificata attesta che la mail è stata inviata, consegnata e ne preserva anche la sua integrità, ossia garantisce che mail ed allegati non siano stati modificati.

Bisogna poi tenere conto anche della facilità di conservazione ed archiviazione di una comunicazione mail rispetto ad un documento cartaceo quale è la ricevuta di ritorno.
Utilizzare la posta elettronica certificata, quindi ci dà alcuni notevoli vantaggi, rispetto alla raccomandata con ricevuta di ritorno: tempi brevissimi di stesura invio e ricezione, sicurezza, riscontro oltre a nessun costo d’invio, in quanto la spesa ricompreso nel canone annuo, richiesto per l’utilizzo della casella PEC.

La PEC è obbligatoria?

La sua obbligatorietà é stata regolamentata solo da qualche anno, anche se la tendenza generale e improntata ad un’estensione dell’obbligo anche per le categorie ancora non comprese.

Detto questo la posta elettronica certificata è obbligatoria per un alcuni tipi di aziende e figure professionali.

L’obbligo per quanto riguarda le figure professionali è legato all’appartenenza al proprio ordine professionale in quanto richiesto come pregiudiziale di iscrizione e di rinnovo annuale.

Le società dal canto loro devono dichiarare il loro indirizzo PEC al momento dell’iscrizione al registro delle imprese, così come le ditte individuali, artigiani compresi, per i quali l’obbligo di comunicazione della PEC è stato introdotto nel 2013.

Le pubbliche amministrazioni devono anch’esse avere una casella di posta elettronica certificata.

La PEC, di fatto, va a rappresentare un sistema di controllo, certificazione e tutela dei dati, ed è necessaria per molte categorie di lavoratori, con l’introduzione di un sistema sanzionatorio per coloro che non si adeguano.

Tutte le imprese, soprattutto quelle di nuova registrazione, devono avere un account di posta elettronica certificata per potersi iscrivere all’Agenzia delle Entrate che diventa elemento aggiuntivo della stessa ragione sociale, altrimenti la registrazione non può essere accettata. Le aziende già nate in precedenza possono mettersi in regola semplicemente fornendo allo stesso registro il loro indirizzo PEC.
Questo discorso, ovviamente, vale per ditte individuali e non, professionisti e artigiani che hanno l’obbligo nello stesso momento in cui si iscrivono ad un ordine o a un registro.

Quali sono i vantaggi di avere una casella di posta elettronica certificata?

Aldila dell’obbligo e delle sanzioni, creare un account di posta elettronica certificata, garantisce vantagi anche rispetto alla casella mail non certificata.
Innanzitutto la PEC ha un valore legale analogo alla raccomandata postale A/R ed essendo digitale, ossia inviabile da pc, tablet e telefonico, non dovrai fare la fila all’ufficio postale per inviare una raccomandata.

Inoltre, grazie alle app dedicate, e gratuite sugli store digitali, al servizio di PEC, è possibile inviare e ricevere mail direttamente sullo smartphone in qualsiasi luogo con notifica in tempo reale circa l’esito dell’invio.

Altro elemento che ci deve spingere ad avere una PEC è legato oltre che al risparmio di tempo a quello economico. I costi del canone annuale di molti fornitori di abbonamenti ad un servizio di posta elettronica certificata, raramente superano la spesa necessaria per l’invio di due raccomandate A/R cartacee, ma ci consente di riceverne ed inviarne un numero illimitato nei 365 giorni.

Il vantaggio però che va a rappresentare un valore d’impresa, è quello relativo alla sicurezza, inviati con PEC, i messaggi e gli allegati, non possono essere nè aperti nè modificati, assicurandoci che il contenuto arrivi a destinazione intatto.

Nel momento in cui si utilizza un account PEC per l’invio di una mail certificata, la notifica della consegna, sia essa effettuata o rifiutata, ha valore come prova legale.
Proseguendo nei vantaggi della PEC va detto che ogni indirizzo di posta elettronica certificata, avendo valore legale, è verificato e autenticato, dando certezza su esistenza reale di mittenti e destinatari, inoltre la PEC rappresenta il domicilio digitale riconosciuto dalla legge per ogni tipo di azienda o libero professionista.

L’account di posta elettronica certificata, può ricevere le fatture emesse dagli enti pubblici o simili, inoltre grazie ad alcuni sistemi di sicurezza ad alta tecnologia protegge la casella da ogni tipo di problema o di attacco informatico tramite l’invio di virus.
Altro vantaggio della PEC è che, a differenza della raccomandata con ricevuta di ritorno, il responso sulla consegna è immediato, dandone comunicazione nel momento in cui viene raggiunto il server della casella della figura a cui la mail certificata è stata inviata.

Qual è il valore legale della PEC?

La PEC ha valore legale in quanto fornisce la garanzia di inviare e ricevere messaggi con esclusiva integrità e inalterabilità.

Il contenuto della posta elettronica certificata non può subire modifiche o alterazioni, garantendo una ricezione da parte del destinatario assolutamente integra in ogni parte.

Nel momento in cui si invia un messaggio utilizzando il proprio account PEC, si ha la certezza di avere una dichiarazione della trasmissione del messaggio, l’indicazione dell’orario di invio e anche l’esito della ricezione in maniera dettagliata, ossia corredata di ogni informazione necessaria.

Le informazioni dettagliate di invio e ricezione che il mittente ottiene, vanno a rappresentare da prova legale dell’invio del messaggio e dell’interlocuzione, come accade con le raccomandate con ricevuta di ritorno, ma in tempi rapidissimi e in maniera molto più comoda e sicura.

La comunicazione inerente l’invio e la ricezione di una PEC può essere esibita come prova, a richiesta dell’autorità giudiziaria, qualora ci sia richiesto di testimoniare per provare i fatti in situazioni di contenziosi. In ultimo va detto che la PEC è uno strumento più veloce e facile da fruire per sbrigare pratiche burocratiche altrimenti molto più macchinose.

Perché aprire una casella di posta elettronica certificata?

La posta elettronica certificata è uno strumento molto utile per tutti i vantaggi elencati finora e anche perchè permette delle comunicazioni certe con le istituzioni: la PEC, infatti, permette di inviare delle mail alla Pubblica Amministrazione, alle aziende e alle ditte, allegando documenti molto importanti, ed essere sicuri che siano recapitati in assoluta sicurezza.
Un altro dei motivi per cui aprire un account di posta elettronica certificata è che questa ha un valore legale identico a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno ed è anche diventata obbligatoria per tutti i tipi di impresa.
Dal punto di vista dell’utilizzo poi, un account di posta elettronica certificata, funziona esattamente come una qualsiasi casella di posta elettronica non certificata, ma in più ci regala riconoscibilità, sicurezza e valore legale.

Sono diversi i domini che offrono la possibilità di aprire una casella di posta elettronica certificata, ognuno dei quali offre questo servizio con un canone annuale che può variare da dominio a dominio, ma comunque a costi molto contenuti.

Ci sentiamo di suggerire l’apertura di una casella di posta elettronica certificata anche ad un privato cittadino, che pur non avendone l’obbligo ne potrà scoprire i vantaggi soprattutto per le comunicazioni importanti o per la quali potrebbe essere utile avere un riscontro legale.